Senin, 02 Mei 2011

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge Dengan Ms,Word 2007


Apa itu Mail Merge?
Mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam pengertian yang lebih luas mail merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar. Dan dalam blog ini kita akan membahas mengenai langkah-langkah membuat mail merge dengan menggunakan Ms.Word 2007.

Dalam Ms.Word 2007, menu yang digunakan berbeda dengan Ms.Word 2003, pada Ms.Word 2007 menu yang digunakan adalah Maillings, di bawah ini adalah tampilan menu pada Ms.Word 2007.
Kemudian setelah memilih menu Mailings, pilih Icon Start Mail Merge.

Langkah-langkah membuat Mail Merge  dengan Ms.Word 2007:
1.       Buat Dokumen Induk/Surat Induk (master), seperti di bawah ini :
Berupa contoh surat seperti dibawah ini, yang akan dibuat mail merge, pada Alamat :
PT. MITRA UTAMA
JL.Bayangkara No.15 Jawa Tengah
No.       :
Lamp   :
Hal        :

Kepada Yth.
Bapak/Ibu

2.       Membuat Dokumen Sumber Data (Data Source)
Setelah membuat Dokumen induk, buat dokumen sumber data, dengan langkah sebagai berikut :
a)   Pilih menu pada tab Mailings
b)   Pilih Icon dengan tulisan Start Mail Merge :
c)    Klik anak panah ke bawah, kemudian pilih menu Step by step Mail Merge Wizard , adapun tampilannya sebagai berikut :


d)   Kemudian muncul kotak dialog Mail Merge, yang terletak pada posisi sebelah kanan,Kemudian lakukan langkah dari step 1 hingga step 3, dengan uraian sebagai berikut :
1)      Step 1,pada Select document type,pilih letters, kemudian klik next
2)      Step 2, teruskan langkah tersebut,sehingga muncul  Select starting document,pilih Use the current document, kemudian klik next
3)      Step 3,teruskan langkah tersebut,sehingga muncul  Select recipients,pilih Type a new list, kemudian klik next, kemudian akan muncul kotak dialog new address list,

4)      Nah pada tahap ini, kalian sudah berada pada kotak dialog new address list, Kemudian pilih dan klik tab customize columns/customs address list  yang digunakan untuk mengubah data yang akan kita masukkan atau membuat field baru, contohnya nama, alamat dan kota. Setelah selesai mengubah data klik OK
Gambar

Sehingga kalau sudah memilih customize columns, akan muncul kotak customs address list, nah disini kalian bisa menambah field dengan pilih add atau mengganti field dengan rename, sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar

Gambar
Dan pada tampilan diatas fieldnya terdiri dari title sampai e-mail address hapus field tersebut  dengan delete, dan lakukan input data dengan memilih add, sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar

Akhiri dengan klik tab OK, sehingga akan muncul New Address List, kemudian lakukan input data seperti tampilan dibawah dan untuk menambah record klik New Entry. Setelah selesai akhiri dengan klik OK.
Gambar

5)      Lanjutkan dengan mengisi data pada nama, alamat dan kota yang sudah tampil pada New Address List. Dengan data sebagai berikut :
Nama
Alamat
Kota
Rina
Jl.Mawar 12
Semarang
Dina
Jl.Kenanga 7
Yogyakarta
Tina
Jl.Merbabu 1
Surabaya

Kemudian akhiri pengisian data dengan klik OK
6)      Setelah mengklik OK, maka otomatis pengisian data akan diakhiri dengan muncul kotak dialog Save Address List, kemudian beri nama untuk menyimpan data tersebut dengan nama Data undangan, akhiri dengan OK.
7)      Untuk mengedit data, lakukan dengan memilih Edit recipient list, sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar

3.       Penggabungan Dokumen Induk dengan Sumber Data,dengan langkah :
a)      Letakkan kursor pada baris yang akan disisipkan field sumber data
b)      Klik Icon Insert Merge Field, kemudian masukkan Data Source atau pilih nama field yang akan disisipkan
c)       Contoh (<<Nama>>,<<Alamat>>,<<Kota>>), dengan cara :
Pada Kotak dialog Insert Merge Field, Klik <<Nama>>, kemudian klik Insert, Klik Close, lakukan langkah tersebut sampai proses penyisipan selesai.

Gambar

4.       Menampilkan Tulisan Data Mail merge pada Dokumen Induk.
a)      Perhatikan Menu pada tab Mailings,
b)      Kemudian klik Icon Preview Results
c)       Dan untuk menampilkan data berikut-nya, gunakan icon record, tanda panah kanan dan kiri, hasilnya sebagai berikut :

PT. MITRA UTAMA
JL.Bayangkara No.15 Jawa Tengah
No.       :
Lamp   :
Hal        :

Kepada Yth.
Bapak/Ibu «Nama»
«Alamat»
«Kota»

Nah, sekian pembahasan mengenai Langkah-Langkah Membuat Mail Merge dengan menggunakan Ms.Word 2997. Semoga bermanfaat.

2 komentar: